Ghost Employee

1. Pengertian 

Ghost Employee adalah salah satu bentuk kecurangan dalam skema payroll fraud yang termasuk dalam kategori occupational fraud atau penipuan dalam lingkungan kerja. Praktik ini dianggap sebagai contoh klasik dari manipulasi sistem penggajian karena melibatkan pencatatan data karyawan fiktif atau penyalahgunaan identitas karyawan yang sudah tidak bekerja di perusahaan. Ghost Employee sendiri dapat berupa orang sungguhan yang namanya masih tercatat dalam sistem penggajian meskipun sudah tidak bekerja di perusahaan,  atau bisa juga orang fiktif yang diciptakan oleh karyawan yang tidak jujur. Dalam praktiknya, pelaku akan memastikan bahwa gaji atau upah tetap dibayarkan kepada nama tersebut, meskipun orang yang bersangkutan tidak pernah benar-benar menjalankan tugasnya. 

Tujuan utama dari modus ini adalah agar gaji atau upah dibayarkan kepada karyawan fiktif (tidak nyata), sementara dana tersebut sebenarnya dikumpulkan oleh oknum karyawan lain yang melakukan penipuan. Mengingat bahwa total upah yang dibayarkan kepada setiap karyawan selama setahun bisa tinggi, kerugian kumulatif selama setahun dari satu atau lebih ghost employee bisa signifikan.  Jika praktik ini berlangsung dalam jangka waktu lama dan tidak terdeteksi, dampaknya bisa semakin besar, tidak hanya dalam bentuk kebocoran anggaran, tetapi juga menurunkan kepercayaan terhadap integritas perusahaan.

2. Cara Kerja 

Modus penipuan ini biasanya dijalankan melalui tiga tahap utama yang saling berkaitan. Langkah-langkah tersebut yaitu: 

1. Menciptakan ‘the ghost’ 

Langkah awal dalam skema penipuan ini adalah memasukkan karyawan fiktif ke dalam sistem penggajian. Jika seorang karyawan yang tidak jujur memiliki akses ke sistem, mereka dapat dengan mudah menggunakan fitur ‘Tambah Karyawan’ dalam perangkat lunak penggajian, melewati pengawasan atau kontrol yang mungkin telah diterapkan. Namun, jika pelaku tidak memiliki akses langsung, mereka bisa saja memalsukan dokumen serta otorisasi yang diperlukan untuk mendaftarkan karyawan fiktif. Dalam perusahaan besar yang memiliki tingkat pergantian karyawan tinggi, dokumen palsu ini mungkin tidak mencolok di antara dokumen asli, atau bahkan bisa saja lolos tanpa pemeriksaan yang ketat terhadap informasi yang diajukan. Salah satu variasinya dapat dilakukan dengan membiarkan mantan karyawan tetap berada dalam sistem setelah mereka keluar dan mengalihkan pembayaran gaji.

2. Membuat lembar jam kerja

Karyawan yang tidak jujur mungkin tidak perlu melakukan apapun jika karyawan fiktif menerima gaji tetap setiap bulan. Namun, jika pembayaran berdasarkan jam kerja atau jenis pekerjaan, mereka harus memalsukan data untuk mengamankan pembayaran.  Jika pelaku memiliki akses ke sistem penggajian, mereka dapat langsung memasukkan atau melewati proses verifikasi untuk mencairkan dana. Jika tidak, mereka harus memalsukan dokumen dan mengajukannya melalui staf penggajian. Penggunaan lembar waktu atau data tambahan meningkatkan risiko penipuan terdeteksi, sehingga pelaku biasanya lebih memilih skema pembayaran gaji tetap.

3. Mengumpulkan dan mengonversi pembayaran 

Agar pembayaran dapat diterima dan digunakan, karyawan perlu menyesuaikan metode pencairan sesuai dengan sistem penggajian yang digunakan.  

• Jika dibayar tunai, karyawan harus mengambil gaji karyawan fiktif tanpa menimbulkan kecurigaan. Jika mereka bertanggung jawab atas distribusi gaji, ini mudah dilakukan. Uang tunai sulit dilacak, sehingga lebih aman bagi pelaku.  
• Jika dibayar dengan cek, mereka harus mengakses atau mengalihkan cek ke lokasi yang aman. Menggunakan nama kaki tangan mempermudah pencairan, tetapi transaksi tetap bisa dilacak melalui rekening bank.  
• Jika dibayar via setoran langsung, pembayaran otomatis masuk ke rekening yang disiapkan. Namun, mereka tetap memerlukan rekening bank, yang bisa menjadi titik lemah jika penipuan terungkap karena data transaksi mudah dilacak.

3. Cara Pencegahan dan Deteksi 

Sebelumnya ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk dapat mendeteksi adanya tindakan penipuan ini, yaitu:

1. Arsip karyawan minim atau tidak lengkap, bahkan mungkin tidak ada.
2. Beberapa karyawan memiliki alamat atau kotak pos yang sama.
3. Lebih dari satu karyawan menggunakan rekening bank yang sama.
4. Pergantian staf yang rutin dan mencurigakan, terutama di daerah terpencil.
5. Nama dalam daftar gaji tanpa uraian tugas yang jelas atau tidak dikenal oleh rekan kerja.

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegah terjadinya penipuan ini, yaitu: 

1. Membangun kontrol internal yang kuat

Kontrol internal memastikan adanya laporan keuangan, efisiensi operasional, dan kepatuhan terhadap peraturan. Ini membantu mencegah kesalahan serta mendeteksi penipuan, dengan kontrol preventif untuk mencegah dan kontrol detektif untuk mengidentifikasi pelanggaran setelah terjadi.

2. Implementasi pemisahan tugas

Pemisahan tugas membatasi individu yang menangani penggajian dan memastikan pencatatan dilakukan oleh karyawan yang berbeda. Meski efektif, keterlibatan rekan konspirator dapat mengurangi resiko kecurangan. Oleh karena itu, catatan kepegawaian harus dipisahkan dari sistem penggajian untuk memudahkan perhitungan dan audit.

3. Rotasi tugas

Rotasi tanggung jawab dalam fungsi penggajian untuk mengurangi risiko penipuan. Rotasi tanggung jawab dalam penggajian mencegah satu karyawan mengendalikan seluruh proses, mengurangi risiko penipuan, serta memudahkan deteksi kesalahan dan manipulasi melalui audit berkala.

4. Melakukan audit 

Audit, baik internal maupun eksternal dapat membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian dalam daftar karyawan dan sistem penggajian. Beberapa cara audit dapat mencegah penipuan ini yaitu: 

• Verifikasi Data Karyawan 

Memeriksa apakah semua karyawan dalam daftar penggajian benar-benar bekerja di perusahaan, termasuk mencocokkan data dengan catatan kepegawaian dan absensi.

• Pemeriksaan Rekening Bank dan Alamat 

Mengecek apakah ada beberapa karyawan yang menggunakan rekening atau alamat yang sama, yang bisa menjadi indikasi penipuan.

• Analisis Pola Pembayaran 

Mendeteksi pembayaran mencurigakan, seperti gaji tanpa catatan kehadiran atau transaksi yang tidak biasa.

• Inspeksi Mendadak 

Melakukan kunjungan langsung ke lokasi kerja untuk memastikan karyawan fiktif tidak terdaftar.

Sumber: 

1. https://brisbaneacfe.org/library/occupational-fraud/ghost-employees-frauds-payroll-frauds/
2. https://www.integrity-indonesia.com/id/blog/2023/03/16/karyawan-hantu-teror-bagi-organisasi/