A. Pengertian

Shrinkage artinya perbedaan antara jumlah stok yang tercatat dalam sistem inventaris (Inventory Shrinkage) dengan jumlah stok yang sebenarnya ada di gudang. Keadaan ini mencakup segala bentuk kehilangan barang yang tidak disebabkan oleh penjualan resmi atau penggunaan produk secara normal. Hal tersebut bisa terjadi karena berbagai alasan, termasuk pencurian oleh karyawan atau pencuri luar, kerusakan barang saat proses pengiriman atau penyimpanan, serta kesalahan administratif seperti pencatatan yang salah atau pengelolaan stok yang tidak tepat, dll. Shrinkage sering kali dianggap sebagai ancaman tersembunyi karena terjadi di balik layar kehilangan barang dagangan menyebabkan penurunan keuntungan secara langsung, serta menambah biaya operasional untuk mengganti stok yang hilang. Mengidentifikasi dan mengurangi shrinkage adalah faktor yang dapat meningkatkan kualitas warehouse management, karena dapat berdampak terhadap akurasi inventaris dan keuntungan perusahaan secara signifikan.

B. Faktor Penyebab

Seperti yang telah disebutkan diatas, shrinkage pada manajemen gudang disebabkan oleh beberapa faktor, diantaranya yaitu :

1. Pencurian

Pencurian dari pihak internal maupun eksternal, merupakan salah satu penyebab utama shrinkage. Pencurian internal sering terjadi ketika karyawan menggunakan wewenangnya untuk mengambil barang tanpa izin, atau melakukan penipuan dalam proses transaksi. Hal ini bisa termasuk penggelapan uang dari penjualan atau manipulasi stok untuk menutupi kehilangan. Pencurian eksternal, di sisi lain, melibatkan pelanggan atau pihak ketiga yang mencuri barang dari toko atau gudang.

2. Kesalahan Pencatatan

Kesalahan administrasi dalam pencatatan inventaris sering menjadi penyebab utama shrinkage. Hal ini mencakup penginputan data yang salah, seperti kesalahan dalam mencatat jumlah barang yang diterima atau dikirim, atau ketidaksesuaian antara catatan manual dan sistem digital. Kesalahan ini dapat terjadi karena ketidaktelitian saat melakukan audit inventaris, ketidakmampuan sistem untuk menangani kompleksitas data, atau kekurangan dalam pelatihan staf yang bertanggung jawab atas pencatatan.

3. Kerusakan Stok Barang

Kerusakan barang adalah penyebab lain dari shrinkage yang dapat terjadi selama berbagai tahap dalam rantai pasokan. Barang bisa rusak selama penyimpanan, terutama jika kondisi lingkungan tidak sesuai, seperti suhu atau kelembaban yang ekstrim. Kerusakan juga bisa terjadi selama pengangkutan, misalnya jika barang tidak dikemas dengan benar atau jika ada kecelakaan selama pengiriman. Selain itu, penanganan barang yang tidak hati-hati oleh staf atau proses produksi yang cacat juga dapat menyebabkan kerusakan.

4. Penyusutan Alamiah (Kadaluarsa) atau Stok Barang Tidak Layak Jual

Penyusutan alamiah adalah fenomena di mana barang mengalami penurunan nilai atau kualitas seiring waktu, yang juga dapat menyebabkan shrinkage. Produk yang memiliki umur simpan terbatas, seperti makanan dan obat-obatan, mungkin menjadi tidak layak jual setelah melewati tanggal kadaluarsa.

5. Kesalahan Saat Pengiriman

Proses transaksi tidak terkontrol dengan baik dapat berkontribusi pada shrinkage. Misalnya, kesalahan dalam proses pengiriman atau penerimaan barang, seperti barang yang hilang atau rusak selama transportasi, atau ketidaksesuaian antara order dan pengiriman. Hal ini sering disebabkan oleh komunikasi yang buruk antara departemen yang terlibat, kurangnya prosedur pengendalian yang ketat, atau sistem yang tidak memadai untuk melacak transaksi secara real-time.

C. Dampak

Shrinkage dalam pergudangan dapat memberikan berbagai dampak pada kegiatan pergudangan operasional dan kesehatan finansial suatu perusahaan. Berikut ini adalah beberapa dampak dari shrinkage di lingkungan pergudangan.

a. Kerugian Finansial

Shrinkage mengurangi jumlah barang yang tersedia untuk dijual secara langsung, yang berarti perusahaan dapat kehilangan potensi pendapatan. Misalnya, jika produk yang seharusnya dijual ternyata hilang atau rusak, perusahaan harus menanggung biaya produksi atau pembelian tanpa menerima pengembalian dari penjualan.

b. Gangguan Operasional

Salah satu dampak shrinkage adalah penyebab dari catatan inventaris tidak sesuai dengan jumlah fisik di gudang, sehingga menyulitkan untuk merencanakan kebutuhan produksi dan pengisian ulang stok secara akurat. Hal ini dapat mengakibatkan kekacauan dalam operasi harian, seperti kesalahan dalam pengiriman produk atau kekurangan bahan baku yang diperlukan untuk produksi.

c. Penurunan Akurasi Inventaris

Akurasi inventaris yang terganggu oleh shrinkage menghambat kemampuan perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat. Manajemen yang baik bergantung pada data akurat untuk mengoptimalkan stok dan menghindari pemborosan sumber daya. Shrinkage yang tidak terdeteksi dapat menyebabkan perencanaan yang salah, seperti pembelian berlebih yang tidak hanya membebani keuangan, tetapi juga memakan ruang gudang yang seharusnya tidak digunakan.

d. Peningkatan Biaya Operasional

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan sering harus meningkatkan investasi dalam sistem keamanan, seperti kamera pengawas dan sistem alarm, serta melakukan audit dan inventarisasi lebih sering. Penggunaan teknologi manajemen stok yang lebih canggih, seperti RFID (Radio Frequency Identification), juga bisa menjadi solusi namun menambah biaya. Meskipun Investasi ini dapat membantu mengurangi shrinkage tetapi tetap membutuhkan biaya tambahan yang harus dihitung dalam operasi bisnis

D. Cara Mencegah

Mencegah terjadinya shrinkage di gudang adalah hal penting dalam manajemen operasional yang efisien. Berikut adalah beberapa cara yang dapat diterapkan untuk mengurangi risiko shrinkage.

a. Gunakan Sistem Keamanan yang Memadai

Menginstal sistem keamanan canggih seperti CCTV dan alarm membantu memantau aktivitas di gudang secara real-time, mengidentifikasi tindakan mencurigakan, dan mencegah pencurian. Sistem akses kontrol pada pintu dan area rawan dapat memastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang bisa mengakses lokasi-lokasi tertentu. Keamanan fisik tambahan seperti pagar dan kunci yang kuat juga penting untuk agar penyusup dari luar tidak bisa mengakses gudang.

b. Pelatihan Karyawan

Menyediakan pelatihan reguler kepada karyawan tentang cara pengelolaan stok dan keamanan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka dalam menangani produk secara hati-hati. Pelatihan ini meliputi praktik terbaik dalam mencegah kerusakan dan kehilangan.

c. Lakukan Audit secara Berkala

Melaksanakan audit stok yang secara rutin membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian dan potensi shrinkage dari waktu ke waktu. Ini termasuk memverifikasi catatan stok dengan jumlah fisik dan menginvestigasi setiap perbedaan. Audit yang efektif dapat menangkap isu sebelum mereka berdampak lebih luas, memungkinkan manajemen untuk segera mengambil tindakan korektif.

d. Menerapkan Teknologi Manajemen Inventaris

Sistem manajemen inventaris yang terintegrasi dengan teknologi barcode atau RFID memfasilitasi pelacakan dan pengawasan inventaris secara akurat. Setiap item di gudang diberi label elektronik yang memudahkan pemindaian dan mengurangi kesalahan manual dalam penghitungan. Teknologi ini juga memungkinkan pembaruan inventaris otomatis, yang penting untuk menjaga catatan yang tepat.

e. Optimasi Tata Letak Gudang

Tata letak gudang yang terorganisir dengan baik membuat pengawasan lebih mudah dan mengurangi kemungkinan penyimpangan. Untuk mengurangi risiko kerusakan dan kehilangan barang, atur rak dan area penyimpanan agar terbuka dan mudah diakses oleh karyawan juga menghindari area tersembunyi atau sulit dijangkau.

f. Bekerja Sama dengan Pihak Eksternal

Menjalin kerja sama yang kuat dengan pihak eksternal seperti penyedia logistik memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok mematuhi standar yang sama dalam pengelolaan dan pengiriman barang. Hal ini termasuk pemeriksaan kualitas dan keakuratan pada saat barang diterima dan dikirim, serta menggunakan kontrak yang menyertakan perihal tentang tanggung jawab kerusakan atau kehilangan.

Sumber: https://scaleocean.com/id/blog/belajar-bisnis/apa-itu-shrinkage#https://pageid.borong.com/blog/shrinkage-adalah/https://www.hashmicro.com/id/blog/shrinkage-penyusutan-inventaris-industri-retail/